Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios frente a la Ley de Protección de Datos

Publicado el 02-11-2016

Las sanciones por incumplimiento de la normativa oscilan entre 900€ y 600.000€.

En la mayoría de los casos, los Administradores de Fincas y las comunidades de propietarios desconocen la normativa legal, o bien tienen dificultades para cumplirla. Desde que en el año 1999, se aprobase la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), dichos colectivos están obligados al cumplimiento normativo respeto a los datos personales que recaban de dueños, inquilinos y compañías de servicio.

 

Obligaciones por parte del Administrador de Fincas y Comunidades de Propietarios en relación a la LOPD


Sobre ambos colectivos recae la condición de Responsables del Fichero, dado que asumen la responsabilidad de decidir sobre la finalidad, contenido y uso de los datos personales, por lo que tanto Administradores de Fincascomo Comunidades de Propietarios están sujetos al cumplimiento ineludible de las siguientes obligaciones:

· Notificar la existencia de ficheros en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
· Mantener los datos actualizados.
· Garantizar el deber de información y la obtención de los respectivos consentimientos de los interesados para el tratamiento de los datos.
· Adoptar las medidas de seguridad adecuadas según el nivel de los datos.
· Guardar en todo momento el deber de secreto respecto a los datos personales y garantizar que quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento observen este mismo deber.
· Atender los derechos de las personas de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
· Redactar un Documento de Seguridad y mantenerlo siempre actualizado.

Asimismo, los Administradores de Fincas también actúan como Encargados de Tratamiento en la prestación de servicios a las Comunidades de Propietarios, por lo que deberá suscribirse un contrato de prestación de servicios entre las partes que regule el acceso a datos por cuenta de terceros.

Administradores de Fincas y motivos más frecuentes de sanción

En los supuestos de Propiedad Vertical, el Administrador de Fincas será el Responsable del Fichero cuando el propietario no realice tratamiento de datos (normalmente cuando es una persona física). En cambio, el Administrador de Fincas actuará como Encargado del Tratamiento, cuando realice tratamientos de datos por cuenta del Propietario (normalmente si éste es persona jurídica).

Entre los múltiples motivos de incumplimiento sancionables por la AEPD, existen tres infracciones en las que se incurre más frecuentemente por parte de los Administradores de Fincas:

1) Vulneración del deber de secreto. La LOPD establece la obligación de secreto profesional sobre los datos tratados y el deber de guardarlos. Quedando prohibida la revelación de datos a terceros. Su infracción puede incurrir en sanciones graves de hasta 300.000€

2) Tutela de derechos: El Administrador de fincas, cuando actúe como encargado de tratamiento, sólo deberá atender los ejercicios de derechos ARCO que se le dirijan, cuando así esté estipulado en el contrato de prestación de servicios, aunque tiene la obligación de dar traslado al Responsable del Fichero.

3) Contratos de prestación de servicios. El Administrador de Fincas tiene acceso a datos personales derivado de la prestación de servicios, por lo que es necesario que se formalice un contrato de prestación de servicios entre las partes.

La Comunidad de Propietarios dispone de acceso a distintos datos personales. Por un lado, los datos de los propietarios y, por el otro, los datos que se desprenden de terceros, como la contratación de empleados para la Comunidad.

Entre las distintas causas de incumplimiento en las que puede incurrir una Comunidad de Propietarios, existen tres que son los más frecuentemente sancionadas por la AEPD:

1) Falta de inscripción de ficheros. La LOPD establece la obligación de notificar los ficheros a la AEPD sobre los datos de los miembros de la Comunidad, así como ficheros que provengan de video-vigilancia.

2) Zonas video-vigiladas no señalizadas. La normativa de video-vigilancia exige que toda zona sometida al control mediante cámaras (independientemente de que graben o no) ha de estar debidamente señalizada. Su infracción puede incurrir en sanciones graves de 40.001€

3) Publicación de datos de vecinos morosos con la Comunidad. La Ley obliga a informar de dicha situación a los vecinos, pero evitando que terceros tengan acceso a dicha información. Por tanto, debe evitarse una costumbre muy extendida, como es colgar dicha información en tablones de los portales. Su infracción puede incurrir a sanciones graves de 1.000€

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